Μελέτη βελτίωσης οργάνωσης και διαδικασιών της γραμματείας σχολής ανώτατου εκπαιδευτικού ιδρύματος

Κούβαρης, Γεώργιος; Kouvaris, Gewrgios

dc.contributor.author	Κούβαρης, Γεώργιος	el
dc.contributor.author	Kouvaris, Gewrgios	en
dc.date.accessioned	2017-10-30T09:56:57Z
dc.date.available	2017-10-30T09:56:57Z
dc.date.issued	2017-10-30
dc.identifier.uri	https://dspace.lib.ntua.gr/xmlui/handle/123456789/45836
dc.identifier.uri	http://dx.doi.org/10.26240/heal.ntua.14827
dc.rights	Default License
dc.subject	Μελέτες	el
dc.subject	Αναδιοργάνωση διαδικασιών	el
dc.subject	Μοντελοποίηση Επιχειρηματικών Διεργασιών	el
dc.subject	Γραμματεία εκπαιδευτικού ιδρύματος	el
dc.subject	Business Process Modeling	en
dc.subject	Business Process reengineering	el
dc.subject	Process	el
dc.subject	University	el
dc.title	Μελέτη βελτίωσης οργάνωσης και διαδικασιών της γραμματείας σχολής ανώτατου εκπαιδευτικού ιδρύματος	el
dc.title	Case study about the process and structure reengineering of the registrars office of a university	en
heal.type	bachelorThesis
heal.classification	Οργάνωση παραγωγής και διοίκησης	el
heal.classification	Management	en
heal.language	el
heal.access	free
heal.recordProvider	ntua	el
heal.publicationDate	2017-07-11
heal.abstract	Η αναδιοργάνωση επιχειρησιακών διαδικασιών αποτελεί μια από τις πιο επιτυχημένες μεθοδολογίες στην αντιμετώπιση παθογενειών εντός ενός οργανισμού. Παθογένειες όπως η μη αξιοποίηση του ανθρωπίνου δυναμικού, η πολύπλοκη και περιττή γραφειοκρατία καθώς και η αναποτελεσματικότητα του συστήματος διοίκησης. Παράλληλα με την συγκεκριμένη μέθοδο επιτυγχάνεται συχνά η απλούστευση των υφιστάμενων διαδικασιών, η καλύτερη συνεργασία μεταξύ των υπαλλήλων και η καλύτερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πελατών. Η μελέτη που πραγματοποιήθηκε στη Γραμματεία της Σχολής Μηχανολόγων Μηχανικών αποσκοπεί στην διευκόλυνση των εργασιών των υπαλλήλων καθώς και στην σταδιακή μετάβαση της Γραμματείας στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών της. Αρχικά διεξήχθη έρευνα στην Ιστοσελίδα της Σχολής αλλά και στις Ιστοσελίδες άλλων Σχολών για τον εντοπισμό καινοτόμων και εύχρηστων πρακτικών. Μέσω της διεξαγωγής συνεντεύξεων με υπαλλήλους που κατέχουν καίριες θέσεις στη λειτουργία της Σχολής εντοπίστηκαν σημεία βελτίωσης ενώ παράλληλα έγινε μια πρώτη καταγραφή και μοντελοποίηση των διαδικασιών που τελούνται από τη Γραμματεία αλλά και από τους Οικονομικούς υπεύθυνους. Επιπλέον συνήχθησαν χρήσιμες πληροφορίες για το Οργανόγραμμα της Γραμματείας και τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα. Εντοπίστηκαν σημεία βελτίωσης όπως η ανάγκη για αυτοματοποίηση περισσότερων διαδικασιών, η ανάγκη ανάπτυξης νέων εφαρμογών, η ανάγκη αναβάθμισης της Ιστοσελίδας της Σχολής, ο καλύτερος συντονισμός μεταξύ της Γραμματείας και των Γραμματειών των Τομέων . Ένα μέρος των προτεινόμενων μελλοντικών αλλαγών είναι η κεντρικοποίηση του Γραφείου Πρακτικής Άσκησης στη Γραμματεία, η ανάληψη της διαμόρφωσης του προγραμμάτων των μαθημάτων και εξετάσεων από το Κέντρο Υπολογιστών, η ενσωμάτωση της δυνατότητας κατάθεσης αιτήσεων και παραλαβής πιστοποιητικών στην εφαρμογή του Φοιτητολογίου και η χρησιμοποίηση ηλεκτρονικών ταυτοτήτων. Εκτιμάται ότι οι προτεινόμενες αλλαγές θα εξυπηρετήσουν στην καλύτερη αξιοποίηση χρόνου των υπαλλήλων της Γραμματείας, στην καλύτερη εξυπηρέτηση των φοιτητών και των μελών του Διδακτικού και Ερευνητικού Προσωπικού (ΔΕΠ) καθώς και στην αυτοματοποίηση μερικών διαδικασιών χωρίς την ανάγκη φυσικής παρουσίας.	el
heal.abstract	Business process reengineering is one of the most successful methods at dealing with the deficiencies of an organization. Deficiencies such as a non-effective employment of human resources, the existence of a complex and not necessary bureaucracy, an insufficient management system. Moreover by using BPR there is a high chance of achieving simplification of the currently used processes, to better coordinate the employees, to improve the services that being offered at the customers. This case study which had been fulfilled in the central Secretariat of the School of Mechanical engineering aims to simplify the tasks of the employees and to gradually implement more automatic processes. First a research has been conducted at various Portals of Schools including the Portal of the School of Mechanical engineering. Τhe goal of this research was to find innovative and usable ideas and applications. Interviews had been conducted between employees who could assist in extracting valuable information on how the Organization operates and what improvements can be implemented. Most of the important processes involving the Secretariat and the financial supervisors had been recorded and modeled. Useful information had also been extracted about the information systems of the School and the organization chart of the Secretariat. There are various improvements that can be applied such as the need of an updated Portal or the need of more automatic processes. There is also a need for more applications and for a more efficient coordination between the Central Secretariat and the Secretariats of the Sections. There is a number of proposed future changes such us the transportation of the Student Practice office at the Main Registrar’s office and the reassignment of the hourly schedule process at the School’s PC LAB. Other future changes are the implementation of a new application capable of handling the certificate process and the usage of smart cards. It is anticipated that the proposed changes will assist in a more effective time distribution of the employees, in a higher customer service and in the transition to a more automatic era.	en
heal.advisorName	Παναγίωτου, Νικόλαος	el
heal.committeeMemberName	Αραβώσης, Κωνσταντίνος	el
heal.committeeMemberName	Παναγιώτου, Νικόλαος	el
heal.committeeMemberName	Τατσίοπουλος, Ηλίας	el
heal.academicPublisher	Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο. Σχολή Μηχανολόγων Μηχανικών. Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης και Επιχειρησιακής Έρευνας	el
heal.academicPublisherID	ntua
heal.numberOfPages	150 σ.	el
heal.fullTextAvailability	true