Διαχείριση Έργων και Κινδύνων Έργων - Μελέτη Περίπτωσης σε Κατασκευαστικό Έργο

Abstract

Υπάρχουν άπειροι ορισμοί στη διεθνή βιβλιογραφία σχετικά με τη Διαχείριση Έργων αναλόγως και ποια έκφανσή της προσπαθεί να προσεγγίσει κανείς. Η Διαχείριση Έργων μπορεί να οριστεί ως η εφαρμογή της γνώσης, των επιδεξιοτήτων, των μεθόδων και των σύγχρονων τεχνικών και εργαλείων στις δραστηριότητες των έργων με σκοπό να ικανοποιηθούν οι ανάγκες ή να ξεπεραστούν οι προσδοκίες των συμμετεχόντων στα έργα. Το φάσμα των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των στόχων ενός έργου, ή διαφορετικά τα «Πακέτα Εργασίας» όλων των εμπλεκομένων στο έργο, συχνά αναφέρεται ως Αντικείμενο του Έργου. Το Αντικείμενο είναι ένα από τα τρία κρίσιμα στοιχεία για την επιτυχή ολοκλήρωση ενός έργου. Οι Πόροι συμπεριλαμβάνουν το Ανθρώπινο Δυναμικό, τα Κεφάλαια και τον Εξοπλισμό που απαιτούνται για την επιτυχή περάτωση του έργου. Αυτά τα συστατικά δημιουργούν έξοδα και για το λόγο αυτό είναι άμεσα εξαρτώμενα από τον Προϋπολογισμό (Budget) του έργου. Το Χρονοδιάγραμμα ενός έργου περιλαμβάνει τον χρόνο εκτέλεσης και την αλληλουχία των διαφόρων δραστηριοτήτων, ενώ επίσης δείχνει και την απαιτούμενη συνολική διάρκεια του έργου. Οι δραστηριότητες που θα πρέπει να διεκπεραιωθούν μέχρι το τέλος του έργου συνήθως περιγράφονται στην Σύμβαση Ανάθεσης, όπως επίσης εκεί ορίζεται και συμφωνείται η συνολική διάρκεια του έργου. Τα τρία παραπάνω στοιχεία είναι άρρηκτα συνδεδεμένα μεταξύ τους. Για παράδειγμα, εάν μία συγκεκριμένη δραστηριότητα, για κάποιους λόγους, διαρκέσει μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από ότι αρχικά είχε προγραμματιστεί, θα έχει ως αποτέλεσμα να απαιτηθούν περισσότεροι Πόροι (είτε άνθρωποι, είτε κεφάλαια ή μηχανήματα) και να καθυστερήσουν να ξεκινήσουν επόμενες δραστηριότητες, οι οποίες εξαρτώνται άμεσα από αυτή (περιορισμός του αντικειμένου εκτέλεσης του έργου). Αυτό θα έχει επίπτωση τόσο στη συνολική διάρκεια του έργου, η οποία θα επιμηκυνθεί, όσο και στο κόστος του έργου που θα αυξηθεί αναλόγως προκειμένου να καταστεί δυνατή η κάλυψη του χαμένου εδάφους. Στην πραγματικότητα κανένα έργο δεν ακολουθεί επακριβώς τον αρχικό προγραμματισμό. Γι’ αυτό τον λόγο, η αποτελεσματική Διαχείριση Έργων είναι μία διεργασία συνεχούς προγραμματισμού και αναθεώρησής του. Ο αρχικός προγραμματισμός του συνολικού έργου είναι πάρα πολύ σημαντικός για την εξέλιξή του, αλλά απαιτείται συνεχής παρακολούθηση και περιοδικός επαναπροσδιορισμός των στόχων καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Κατά την έναρξη του έργου, οι γενικοί σκοποί και στόχοι του έργου πρέπει να οριστούν και να μεταφραστούν σε συγκεκριμένες ενέργειες και αποτελέσματα. Τα μεγάλα διακριτά βήματα που θα οδηγήσουν στην ολοκλήρωση του έργου ενσωματώνονται σε ένα πλάνο εργασίας, το οποίο βασίζεται στη διαθεσιμότητα του Χρόνου, των Πόρων και του Προϋπολογισμού. Η επίβλεψη και η αξιολόγηση της προόδου του έργου προκειμένου να επιτευχθεί η αναμενόμενη στάθμη ποιότητας είναι, επίσης, κρίσιμης σημασίας και αναπόφευκτη Κάθε έργο, επιπλέον, θα πρέπει υποχρεωτικά να συμμορφώνεται σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο Ποιότητας. Όσον αφορά στην εκπόνηση και την παρακολούθηση του Προϋπολογισμού και των Εξόδων του έργου, είναι βέβαιο πως δεν θα πρέπει να υποεκτιμηθούν και ένα σωστά, από την αρχή, οργανωμένο και δομημένο σύστημα αναφοράς μπορεί να γλυτώσει αρκετό χρόνο και ενέργεια. Χρήση προηγούμενων εμπειριών από ήδη ολοκληρωμένα έργα μπορεί να αποδειχθεί σαφώς πολύτιμη. Ο εντοπισμός των κινδύνων αποτελεί το πρώτο και ένα από τα πιο κρίσιμα στάδια της Διαχείρισης Κινδύνων. Αφορά στον εντοπισμό όλων των κινδύνων που είναι πιθανό να επηρεάσουν τους στόχους ενός έργου και ταυτόχρονα στην καταγραφή τους. Η καταγραφή των χαρακτηριστικών κάθε κινδύνου γίνεται ξεχωριστά για τον κάθε ένα, συνήθως, σε ειδικές φόρμες που ονομάζονται φύλλα κινδύνων. H ανάλυση των κινδύνων χρησιμοποιείται, αφενός για να καθορισθεί το μέγεθος της συνέπειας του κινδύνου στους στόχους του έργου και η πιθανότητα εμφάνισης του κινδύνου και αφετέρου να ταξινομηθούν οι κίνδυνοι με βάση τη συνολική τους βαρύτητα. Κατά την οργάνωση του έργου, συνήθως με τη βοήθεια γραπτών συμφωνιών (Συμβάσεων), οι διαφορετικοί ρόλοι και υπευθυνότητες κατανέμονται σύμφωνα με τις ικανότητες και την εξειδίκευση του προσωπικού. Οργάνωση απαιτείται και όσον αφορά στις σχέσεις, τις αλληλεπιδράσεις και την επικοινωνία των διαφόρων ομάδων και υποομάδων στο ευρύτερο περιβάλλον του έργου. Σημαντική παράμετρος αποτελεί, επίσης, η δημιουργία, ο συντονισμός και η καθοδήγηση της Ομάδας Έργου. Μία ομάδα ατόμων στα οποία δίνονται τα κατάλληλα κίνητρα, υπάρχει ισορροπία και ο καθένας μπορεί να στηριχθεί στον άλλον είναι παράγοντας - κλειδί για την επιτυχία. Απαιτείται, για το λόγο αυτό, να αφιερωθεί χρόνος στην ανάπτυξη θετικής κουλτούρας. Τέλος, ένα σύστημα επίλυσης διαφορών και συγκρούσεων θεωρείται εξίσου απαραίτητο. Οι περισσότεροι συντονιστές έργων συμφωνούν ότι οι συσκέψεις παίζουν έναν καθοριστικό ρόλο κατά την υλοποίηση ενός έργου. Οι συσκέψεις αυτές θα πρέπει να οργανώνονται και να προγραμματίζονται με επαγγελματικό τρόπο και να λαμβάνουν υπόψη τη διαφορετικότητα και τον χαρακτήρα των ατόμων που συμμετέχουν. Σε αυτές τις συσκέψεις λαμβάνονται σοβαρές αποφάσεις που έχουν επίπτωση στην εξέλιξη του έργου και σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει να μετατρέπονται σε χαμένες ευκαιρίες. Τα έργα (projects) και τα χαρτοφυλάκια έργων (portfolios) είναι μείζονος σημασίας για όλους τους βιομηχανικούς, δημόσιους ή οποιασδήποτε άλλης μορφής οργανισμούς. Είναι τα μέσα με τα οποία οι επιχειρήσεις, και ειδικότερα αυτές που αποδίδουν σύνθετα και προηγμένης τεχνολογίας προϊόντα ή συστήματα, κερδίζουν το μεγαλύτερο μερίδιο των ωφελειών τους. Τα έργα είναι, επίσης, τα μέσα με τα οποία νέα προϊόντα συλλαμβάνονται ως ιδέες και υλοποιούνται, αναπτύσσονται και εισάγονται στην αγορά. Τα έργα αποτελούν «οχήματα» για την ανάπτυξη και τη βελτίωση. Όλοι αυτοί οι διαφορετικοί οργανισμοί ή ιδρύματα δημιουργούν και βελτιώνουν τις υπηρεσίες τους, τα προϊόντα τους ή τις διευκολύνσεις που παρέχουν μέσω των χαρτοφυλακίων και των έργων. Αν και τα έργα εμφανώς και αδιαμφισβήτητα υφίστανται, συχνά δεν γίνονται επαρκώς κατανοητά και αντιληπτά με αποτέλεσμα να μη γίνεται σωστά και η διαχείρισή τους. Τα έργα, λοιπόν, ενυπάρχουν σε όλους τους οργανισμούς. Ένα έργο προϋποθέτει τη σύνθετη προσπάθεια όλων των εμπλεκομένων σε αυτό, προκειμένου να παραχθεί ένα συγκεκριμένο και μοναδικό κάθε φορά προϊόν ή υπηρεσία μέσα σε συγκεκριμένο χρονικό ορίζοντα, με προκαθορισμένο Προϋπολογισμό (Budget) για τους Πόρους (Resources) που θα καταναλωθούν και με δεδομένη υψηλή Ποιότητα (Quality). Ένα χαρτοφυλάκιο έργων ορίζεται ως μια ομάδα από δύο ή περισσότερα σχετικά μεταξύ τους έργα. Η έννοια του έργου δεν είναι καινούργια. Έργα υπήρχαν πάντοτε και θα υπάρχουν σε όλους τους οργανισμούς, έχοντας κάθε φορά διαφορετικά μεγέθη, μεγάλο βαθμό συνθετότητας και ρίσκου, προκειμένου να παράγονται κάθε φορά τελικά αποτελέσματα μοναδικά και με μεγάλο βαθμό διαφοροποίησης. Οι αρχές και οι πρακτικές της μοντέρνας Διαχείρισης Έργων εφαρμόζονται σε όλα αυτά τα έργα και σε ολόκληρο το φάσμα των επιχειρήσεων ανεξαρτήτως του πεδίου δράσης τους.

Project Management can be defined as the implementation of knowledge, skills, methods and modern techniques or tools to activities in projects in order to satisfy the needs or to overcome the expectations of all stakeholders. The spectrum of activities that are needed for the completion of a project’s objectives is mentioned as Scope, which is one of the three critical elements for the successful completion of a project. Resources include people, capitals and equipment that are needed to fulfill successfully the objectives of a project. All these elements create expenses and for that reason depend on the project’s Budget. The Schedule of a project shows the time that is needed for the execution, the sequence of the activities and depicts the necessary total duration of the project. The three above mentioned elements are inextricably linked to each other. In reality, none of the projects follows the initial planning without deviations. On this account, Project Management is a process of continuous planning with feedback and improvement. The initial planning of a project is very significant for its progress, but it needs continuous follow-up and periodic re-scheduling throughout its life cycle. During the beginning of the project, the goals and objectives must be fully defined and translated into particular actions and outcomes. The monitoring and evaluation of the progress is also of critical importance. In addition, every project must definitely comply with a specific level of Quality. Relations, interactions and communication among different teams of the projects must be organized in the broad environment of the project. A considerable factor is also the formation, the co-ordination and the guidance of Project Team. Another key-factor for the success is the development of a positive culture and a system of conflicts’ resolution. The recognition of risks is one of the most important phases of Risk Management. It is about tracking down and recording all possible risks that may affect the objectives of the project. Risk Analysis is conducted to determine the size and the importance of consequences of risks on the objectives of the project. Furthermore, the possibility of the impact of risks is calculated and finally the risks are being categorized taking account of their total relevant weights. Projects and portfolios are of great importance for all organizations, because essentially they are the “vehicles” for improvement and development. Therefore, projects are inherent in all organizations. A project presupposes the versatile effort of all participants, which aims to the production of one specific and unique every time product or service over a particular span of Time, predefined Budget - for the available resources that will be consumed - and a high level of Quality. A project portfolio is defined as a group of two or more projects that are relevant to each other. The principles and practices of modern Project Management are implemented in all these projects and in the whole range of enterprises, regardless of their expertise field. Nowadays, the implementation of principles and techniques of Project Management has expanded rapidly in many enterprises worldwide. The number of books that are published as well as business articles, electronic magazines or even Internet sites, is extremely tremendous. This is happening, of course, due to the spread of Internet use, as well as the development of Information Systems and specialized software for monitoring and controlling projects. To some extent, this very Thesis will try to deal with and cover - in an integrated manner - all the relevant issues and concepts of Project Management. Its objective is to describe to the reader - in a simple, explicit and intelligible way - some of the contemporary tools and methods, in which a construction project can be planned, monitored and controlled throughout its life cycle. The progress of materialization for the specific Case Study will be performed with the help of two software packages, PRIMAVERA PROJECT PLANNER v5.0 and PERTMASTER RISK MANAGEMENT v7.81. Taking advantage of this potential, through the results, the conclusions and outcomes that are deduced, a Project Manager can make rational decisions for the best and optimum use of resources, in order to complete the project successfully.