Δημιουργία κέντρου βοήθειας και υποστήριξης για την διαχείρηση ιστοσελίδων ESN Satellite

Abstract

Το Erasmus Student Network (ESN) αποτελεί έναν από τους μεγαλύτερους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς φοιτητών στην Ευρώπη και ιδρύθηκε το 1989 με σκοπό τη στήριξη και ανάπτυξη της ανταλλαγής φοιτητών. Το ESN εργάζεται στον τομέα της Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης με 12.000 εθελοντές που προσφέρουν υπηρεσίες σε 150.000 φοιτητές σε 370 ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης από 35 χώρες της Ευρώπης. Τα διάφορα συστήματα πληροφορικής που χρησιμοποιούνται σήμερα στο ESN και δημιουργήθηκαν και συντηρούνται από εθελοντές-μέλη της οργάνωσης. Για λόγους συνέχειας και εύκοης επεκασιμότητας, τα συστήματα αυτά έχουν κατασκευαστεί με χρήση λογισμικού ανοικτού κώδικα και ειδικότερα του Συστήματος Διαχείρισης Περιεχομένου "Drupal". Το ESN χρησιμοποιεί επίσης μια βάση δεδομένων των χρηστών και των τοπικών συλλόγων, η οποία είναι φτιαγμένη σε Lightweight Directory Access Protocol (LDAP). Το σημαντικότερο από όλα τα συστήματα είναι το ESN Galaxy, ένα intranet για τα μέλη του ESN που λειτουργεί και ως aggregatorτοπικών νέων και δραστηριότητες από όλους τους τοπικούς συλλόγους. Επιπλέον, το ESNπροσφέρει στους τοπικούς συλλόγους μια πρότυπη ιστοσελίδα πουλέγεται ESN Satellite καιείναι επίσης βασισμένη σε Drupal. Το ΕSNSatelliteτου κάθε συλλόγου είναι διασυνδεδεμένο με το ESN Galaxy και παρέχει feedsμε τα τοπικά νέα και δραστηριότητες καθώς και λαμβάνει άλλες πληροφορίες, εξού και το όνομα «δορυφόρος» και «γαλαξίας» Σκοπός αυτής της εργασίας ήταν να δημιουργηθεί ένα Κέντρο Βοήθειας για την παροχή τεχνικής υποστήριξης και καθοδήγησης των webmasters του ESN τον τοπικών συλλόγων χρησιμοποιούν το πρότυπο ESNSatellite για τις ιστοσελίδες τους. Η βοήθειας παρέχεται σε είναι tutorials, βίντεο καθώς και καθοδήγηση και επίλυση αποριών μέσω ενός φόρουμ συζητήσεων. Ακόμη, λαμβάνοντας υπόψη μας ότι οι τοπικοί webmasters δεν διαθέτουν κατ 'ανάγκη βαθιά τεχνική γνώση, προσπαθήσαμε να καλύψουμε όσο το δυνατόν ευρύτερο πεδίο θεμάτων, από αρχάρια μέχρι προχωρημένα. Η επιτυχία του Helpcenter κρίθηκε ικανοποιητική. Ωστόσο, για να πετύχει ενα τέτοιο έργο χρειάζεται συνεχή προώθηση, ιδίως για τους μη τεχνικούς χρήστες. Η προώθηση και η αποτελεσματική επικοινωνία έχει αποδειχθεί μέχρι στιγμής το πιο αδύναμο σημείο. Στην εργασία αυτή, παρουσιάζουμε το Erasmus StudentNetwork, μελετούμε τα συστήματα πληροφορικής που έχουν αναπτυχθεί και χρησιμοποιούνται, σχεδιάζουμε τις τεχνικές προδιαγραφές που απαιτούνται, κατόπιν περιγράφουμε τη διαδικασία της ανάπτυξής του, και τέλος αξιολογούμε το τελικό προϊόν.

Erasmus Student Network (ESN) is one of the biggest interdisciplinary student associations in Europe, founded in 1989 for supporting and developing student exchange. ESN is working in the field of Higher Education with 12.000 volunteers offering services to 150.000 students in 370 Higher Education Institutions from 35 countries. There are several IT systems in ESN, all created and maintained by volunteer members of the organization. For reasons of continuity, those IT systems are built using open source software and more specifically the Content Management System “Drupal”. ESN is also using a database of users and local sections which is built on Lightweight Directory Access Protocol (LDAP). Among those there is ESN Galaxy, an intranet for ESN members and aggregator of local events, activities and news, ESN Satellite, a Drupal based website template for general use in the network and more specifically for the local section’s websites, which are also interconnected to the ESN Galaxy; they are providing feeds of their news and activities and they are receiving settings and International feeds. The scope of this work was to create a Help Center for providing technical support and guidance to the webmasters of ESN local sections who are using the Drupal based ESN Satellite template for their websites. The forms of the help are tutorials, video tutorials and one-on-one guidance via discussion forums. The local webmasters do not necessarily possess deep technical knowledge so we tried to cover a variation of topics, from beginner to the advanced ones. The reception of the Helpcenter was considered satisfactory; however, as it is an IT project it needs continuous promotion, especially to non-technical users. The promotion has proven to be so far its weakest point. In this document, we are presenting the Erasmus Student Network, we are studying its IT systems and infrastructure, we are designing the technical requirements needed and describing the process of its development, and in the end we are evaluating the final product.