Διοίκηση και διαχείριση έργου

Abstract

Η έννοια της Διοικητικής Επιστήμης (Management), ανάγεται στα πρώτα κιόλας στάδια της ανθρώπινης ύπαρξης και πολιτισμού, ωστόσο αναπτύχθηκε και μελετήθηκε εις βάθος τον 19ο αιώνα, στα πλαίσια της Βιομηχανικής Επανάστασης. Πατέρας της «Διοικητικής» θεωρείται ο F.W.Taylor (1856-1915), που πρώτος εισήγαγε την ιδέα της ύπαρξης κάποιου προτύπου για την επίτευξη παραγωγικών αποτελεσμάτων στο εργοστάσιο χυτοσίδηρου του Midvale των ΗΠΑ, όπου εργαζόταν ως αρχιμηχανικός. Σύμφωνα με τον Taylor, τα πρότυπα αυτά αφορούσαν στον σχεδιασμό (planning), στην οργάνωση (organizing) και στον έλεγχο (controlling) της εργασίας, ώστε να επιτυγχάνεται το μέγιστο δυνατό αποτέλεσμα με τη μικρότερη προσπάθεια. Οι πρωτοπόροι της Διοικητικής Επιστήμης έκαναν την εμφάνισή τους ήδη από την αρχαιότητα (π.χ. Πλάτων, Κρίτων), την περίοδο της Αναγέννησης (Leonardo Da Vinci), ενώ ανάμεσα στους σημαντικότερους σύγχρονους συνεχιστές τους συγκαταλέγονται και οι:

• F.B.Gilbreth, με τις μελέτες του για το χτίσιμο των τούβλων, οι οποίες τριπλασίασαν την παραγωγικότητα

• Henry L.Gantt (1861-1919), με το γραμμικό διάγραμμα εργασιών (το γνωστό ‘διάγραμμα Gantt’ – ‘Gantt chart’), που βρήκε τεράστια εφαρμογή στις πολεμικές επιχειρήσεις του Α’ Παγκοσμίου πολέμου

• H.Munsterberg, με τις μελέτες του για τη χρήση της ψυχολογίας στην αύξηση της παραγωγικότητας στη βιομηχανία

• H.Emerson, με τις μελέτες του για την αύξηση της παραγωγικότητας στην κατασκευή των σιδηροδρομικών γραμμών των ΗΠΑ

• H.S.Person, που οργάνωσε το πρώτο συνέδριο σε θέματα διοίκησης (1911)

• Henri Fayol, που διατύπωσε την αρχή ότι τα θέματα της διοίκησης είναι διαφορετικά από την τεχνική γνώση και έχουν γενική εφαρμογή σε όλους τους τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας (αρχή της καθολικότητας της διοίκησης –universality of management)

• E.Mayo, με τις εργασίες του για τις ψυχολογικές αντιδράσεις των εργαζομένων Τον 20ο αιώνα, αρχίζει να αναπτύσσεται σταδιακά ένας νέος επιστημονικός κλάδος, αυτός της Διοίκησης/Διαχείρισης Έργων (Project Management). Μέχρι τότε, μεγάλα έργα όπως για παράδειγμα οι Πυραμίδες της Αιγύπτου, για τη δημιουργία των οποίων απαιτήθηκαν 100000 άνθρωποι και πάνω από 30 χρόνια εργασίας, ολοκληρώνονταν χωρίς την επιστημονική βοήθεια που παρέχει σήμερα η Διοίκηση Έργων, παρά το γεγονός ότι δεχόμαστε ότι για την επίτευξη τόσο μεγάλων έργων πρέπει να υπήρχε κάποια μορφή στοιχειώδους οργάνωσης. Η σημαντικότητα του ρόλου της Διοίκησης Έργων, δεν ήταν εξαρχής αντιληπτή, ενώ η υιοθέτησή της από τις διάφορες βιομηχανίες ξεκίνησε διστακτικά και έφτασε σήμερα πια να γίνεται ομόφωνα αποδεκτή και ουσιαστικά απαραίτητη. Η σημερινή επιτυχία που γνωρίζει ο κλάδος της επιστημονικής Διοίκησης Έργων, οφείλεται στην εξοικονόμηση πόρων (resources), χρημάτων, ανθρωπίνου δυναμικού καθώς και χρόνου, που χρειάζονται για την ολοκλήρωση των εκάστοτε έργων, ώστε τελικά τα τελευταία να ‘παραδοθούν’ στον πελάτη χωρίς να παρεκκλίνουν σημαντικά από τον αρχικό στόχο και φυσικά διατηρώντας το μέγιστο ποιοτικό αποτέλεσμα. Η συνεργασία και ο συντονισμός πολλών διαφορετικών ανθρώπων για την επίτευξη του έργου, καθένας από τους οποίους έχει διαφορετικές γνώσεις και πληροφόρηση για αυτό, γίνεται εφικτή μέσω της Διοίκησης Έργου, καθίσταται δηλαδή η τελευταία σημαντικό εργαλείο επικοινωνίας και παραγωγικότητας. Τελικά, η ανάγκη για ορθότερη πρόβλεψη του κόστους και του απαιτούμενου χρόνου για την ολοκλήρωση ενός έργου, σε συνδυασμό με τις έννοιες της παραγωγικότητας και της οργάνωσης της εργασίας που εμφανίστηκαν στο βιομηχανικό περιβάλλον του 19ου αιώνα, καθώς και της συνεισφοράς της εφαρμοσμένης ψυχολογίας, η Διοίκηση Έργων βρέθηκε να είναι μια ανερχόμενη δύναμη στην ανατολή του 20ου αιώνα. Οι περισσότερες από τις μεθόδους Διοίκησης Έργων που θα δούμε, στηρίζονται στη θεωρία της δικτυωτής ανάλυσης (network analysis), δηλαδή στην αναπαράσταση ενός έργου μέσω ενός δικτύου δραστηριοτήτων. Μερικές από τις μεθόδους αυτές είναι: • Τα διαγράμματα Gantt • CPM (Critical Path Method) ή ‘κατά βέλη προσανατολισμένα γραφήματα’ • MPM (Metra Potential Method) ή ‘κατά κόμβους προσανατολισμένα γραφήματα’. • PERT (Project Evaluation and Review Technique) Η Διοίκηση Έργων (Project Management), εκτός από επιστήμη, είναι ταυτόχρονα και τέχνη. Η αδυναμία κατανόησης της τέχνης και της επιστήμης της Διοίκησης Έργων κοστίζει εκατοντάδες δισ. δολάρια παγκοσμίως. Για κάποιους η Διοίκηση Έργων είναι δεξιότητα και για κάποιους είναι επάγγελμα. Όμως ένα είναι βέβαιο: είναι βασικό συστατικό της καθημερινότητάς μας, που μπορεί να οδηγήσει στην επιτυχία ή την καταστροφή!

Project Management has been practiced since early civilization, but it was not until the 19th century and during the industrial revolution that it was further developed and used. Among its forefathers are Frederick Winslow Taylor (1856-1915) and Henry Gantt (1861-1919). Taylor, was the first to introduce to the discipline the idea of planning, organizing and controlling projects for better and more productive outcomes and at the same time as little an effort as possible, as well as his work is the forerunner to modern project management tools including Work Breakdown Structure (WBS), which will be more explicitly discussed later. In addition, Gantt’s work brought to light the famous Gantt charts, widely applicable for all graphic purposes of Project Management and ideal for recording project progress towards their various stages. Apart from Taylor and Gantt, many have contributed to Project Management’s evolution throughout the years and helped it reach its current form, namely F.B. Gilbreth, H. Munsterberg, H. Emerson, H.S. Person, Henri Fayol, E. Mayo, etc. It took several years to rid Project Management of suspicion about its effective use and, at first, there was remarkable reluctance on the part of employers to adopt it to their industries. However, the latter’s need to perform tasks within specific time and cost restrictions, in a mostly successful manner, could not but bring Project Management to the forefront of industrial attention and gradually compare its stature with that of the organizations’ as a whole! Today, we make reference to scientific Project Management, an entirely independent discipline whose role in interrelating different project parts, has made it a key tool to communication and productivity. What’s more, together with the challenge to achieve time and budget constraints, Project Management has eventually reached to the point of its wide acceptance and high recognition as a critical managerial asset and is considered as one of the most upcoming disciplines of the 20th century. In this paper, we will discuss some of the core optimization techniques used to facilitate the project managers’ work, which are mainly based on network analysis, i.e. the representation of projects as networks, where nodes and arrows are used to symbolize tasks and precedence relationships. Some of the methods we will further examine in the following chapters are: • Gantt charts • The Critical Path Method (CPM) – Activity On Arc (AOA) • Metra Potential Method (MPM) – Activity On Node (AON) • PERT (Project Evaluation and Review Technique) – statistical tool To conclude, apart from its scientific nature, Project Management takes a great deal of foresight and artistry. For some it is considered an inherent skill, while others see it as an acquired skill. However, one thing is for sure: Project Management stands as a necessary ingredient of everyday life, which will either make or break people and situations alike that are, one way or another, entailed in it.